120周年記念事業
第10回実行委員会議事録
「第10回実行委員会議事録」
（令和2年6月23日、火曜日、18:00～19:10＠学校会議室）
会長挨拶で新型コロナv感染禍の中メール審議も考えたが、今後の記念式典/祝賀会開催の見通しにつき直接議論をしなければならないので、本会議を厳重な感染対策のもと行うことにした。また本委員会での３人目の参与になる後藤順一新校長の挨拶があったが、その他の年度明け新委員紹介は時間短縮のため省略した。
１）各専門委員会報告
①総務委員会：
- 記念品として採用することになっていた扇子の発注準備状況につき報告があった。
- 最終的には、参会者に直接手渡すことにしていた記念式典の開催が不確定なことから記念品企画は取り止めることにした。
②式典委員会：
- ＠記念講演者、＠感謝状授与者、＠式典当日の日程、＠式典次第、＠今後のスケジュールについては、既に第８回実行委員会で示されており、今回特に追加はなかった。
- 特別講演者との旅程等最終的な交渉を行うこととした。
- 出席者の把握は同窓会事務局行うこと。
- 萩ホールで行う場合は東北大学の使用基準に従うこと。
③祝賀会委員会：
・今回＠祝賀会式次第、＠係分担、＠その他の確認事項につき綿密な報告があった。
・本案につきこの場で検討することは時間的に無理なので、各委員が持ち帰り検討
し、意見があれば大槻総務部長に連絡することになった（以前式典委員会から提示
された式典関連事項についても同じ扱い）
・ゲスト、司会者との最終的な交渉を行うこととした。
・主席者の把握は同窓会事務局で行うこと。
・開催する場合でもホテルの使用基準に従う様式で行うことになる。
④周年史作成委員会：
- 今後のスケジュールが示され、編集作業は若干遅れてはいるものの６月下旬には初校が届く予定予定。また９月初旬には校了し印刷部数を決定する。
- 印刷部数に関しては、現時点で同窓会員からは既に約490冊の購入希望が届いており、事務局において生徒３年学年分、他学校関係者、来賓等の数をまとめること。
- 同窓会員へは印刷業者から直接郵送することになっているが、来賓（予定者）、学校関係者にはどうするか事務局で結論をだすこと。もしそれらにも郵送するのであれば輸送先のリストを整備し提出すること。
- 同窓会員の郵送先については同窓会事務局で行うこととし、事務局職員の臨時勤務手当て等を実行委員会予算から支弁すること。
- 当初の予定発行数は2,000部であるが増刷の可能性あり。なお一旦締め切った後の「追加」増刷はできない。
⑤データベース整備委員会：
- その整備に鋭意しており、実効が見られている。
- 同窓会公式HPの「同窓会員登録フォーム」を活用のこと。
⑥事務局：
- 案内状送付状況（同窓会員宛は終了）の報告があった。
- 東北大学からの萩ホール使用制限について説明があった（後述）。
２）創立120周年記念式典/記念祝賀会開催の可能性について。
記念式典の開催については、東北大学の独自の判断により「開催日45日前」に決定される萩ホール使用の可否次第で、①予定通り開催する（状況に応じて規模を縮小）、②会場を替えて開催する、③延期する、④中止する等につき種々意見の開陳があった。基本的には上記③は無いことになったが、コロナv禍の先が見えない現状下において、この場で結論をだすことは際めて難しいことから、上記①②④につき、
- 小委員会（学校、PTA、同窓会から数名づつ）を設置して検討する。
- 状況に応じて対応できる複数のプランを設定する。
- 基本的には、その形式にはこだわらず記念式典は是非とも開催すべきであるとの合意がなされた。
- なお祝賀会開催は必然的に記念式典開催の有無に連動することになる。
３）11/13に向けて各委員会に今後残された業務/課題について示された。
- それを持ち帰り、それぞれの委員会でさらに検討することとした。
- 追加事項があれば事務局に連絡すること。
４）次回の第11回実行委員会は、前述の「４５日前」の直後９月２９日に開催。
以上（文責：会長＆大槻総務部長）
